Tips til Microsoft Excel 2007

December 23

Microsoft Excel 2007 kan være et effektivt redskab til at gøre beregninger eller repræsenterer tal i et grafisk format. Excel 2007 indeholder forbedringer skriftligt formler, formatering af data og tekst, sortering og filtrering, og skabe pivottabeller. Resultatet er, at mens du kan nu lettere at behandle numeriske data, kan du også lettere nuværende output, der formidler resultaterne.

Identificering dit mål

Før du begynder at oprette dit regneark, identificere din primære mål. For eksempel, hvis du knuse tal for at få resultater til at rapportere til din leder, skal du blot tallene, og de behøver ikke at være særligt attraktive. Men hvis du har brug for en graf til at integrere i et dokument eller en præsentation, kan du organisere dine data til nem grafer. Eller, hvis du analyserer et stort datasæt, kan du organisere data sådan, at du hurtigt kan oprette en pivottabel fra det.

Organisering af dine regneark

Dit primære mål bestemmer, hvordan du vil organisere dine regneark. For eksempel, hvis du har brug for diagrammer eller pivottabeller, kan det være nyttigt at have rådata på et arbejdsark og resultaterne - grafer eller pivottabel - på en anden. Dette lader dig se og vurdere resultaterne, uden at køre fast i detaljerne i dataene. På den anden side, hvis du udfører beregninger på et sæt tal, skal du muligvis de rå data og beregninger på samme regneark.

Pivottabeller har forbedringer brugervenlighed og formatering i Excel 200. Så selv hvis du aldrig har brugt pivottabeller før, kunne det være en fordel at vurdere, hvor let du kan bruge pivottabeller til at organisere store datasæt med flerdimensionelle karakteristika. For eksempel er den nye Opret pivottabel guiden giver dig mulighed for at sætte en pivottabel på en ny eller eksisterende regneark. Når du indsætter basen pivottabellen, træk-og-slip grænseflade kan du hurtigt trækker feltnavne for at tilføje filtre, værdier og etiketter. Ved hjælp af disse hurtige redigeringsfunktioner af pivottabeller, kan du nemt afprøve forskellige organisation stilarter for dit bord.

Styr på dine data

En anden vigtig overvejelse er, hvordan til at organisere dine data. Afhængigt af enden format, kan dine data organisation gøre tingene lettere. For eksempel, når du opretter en søjleformet diagram, Excel automatisk tage værdien i venstre kolonne og gøre det den lodrette akse værdier og etiketter. Ligeledes vil det tage den øverste række og gøre det den vandrette akse værdier og etiketter. Når du har oprettet dit diagram, kan du højreklikke og vælge "Select data" for at ændre retningen. Det er dog lettere, hvis dine data er organiseret fra starten.

Formatering af dine data

Data formatering kan give betydelig hjælp, når dit publikum vil se i selve regnearket. Nye værktøjer i Excel 2007 gør det lettere at anvende temaer og stilarter til et regneark. Desuden kan standardværktøjer såsom betinget formatering, grænser, skygger og skrifttype egenskaber alle hjælper dig med at organisere dine data, mens på samme tid at hjælpe dit publikum fortolke og bruge dine data. For eksempel, hvis du opretter en salgs prognose regneark, kan du anvende betinget formatering til automatisk at fremhæve enhver salget person, der er under 50 procent af prognosen. Dette sparer dig fra at skulle manuelt fremhæve bestemte sælgere.

Ændring Din Output

Endelig ændre output til præcist afspejler, hvad du forsøger at formidle. Excel 2007 har mange værktøjer til at hjælpe dig ændre output. For eksempel, selv om du har genereret en bestemt diagram format, kan du ændre det ved at højreklikke på diagrammet og vælge "Skift diagramtype." Eller, hvis du har indsat et SmartArt objekt, som er en ny type grafisk, kan du ændre objektet ved at højreklikke på det og vælge "Skift layout."


relaterede artikler