Sådan Organiser store mængder af e-mail i Outlook

September 20

Outlook har en række værktøjer til at prioritere og organisere e-mails. Mapper, flag, regler og advarsler hjælper dig med at organisere dine e-mails, og det er værd at tid til at lære at bruge dem. Det gør det lettere at følge op og hurtigt trække op-meddelelser med et øjebliks varsel.

Instruktioner

1 Beslut hvilke mapper skal du oprette. Disse bør være de vigtigste emner email, du modtager. Jo mere daglige e-mail, du modtager, jo flere mapper, vil du sandsynligvis brug for.

2 Opret mapper ved at flytte musemarkøren til hvor mapperne er, og højreklikke på "Private mapper". Vælg "Ny mappe" fra menuen. Indtast navnet på den mappe, og klik på "OK" knappen.

3 Sørg diverse mapper til at organisere e-mails for ualmindelige emner. Du kan oprette mere end én diverse folder og læg disse under visse mapper emne.

4 Kopier hyppigst anvendte mapper de fire eller fem emne til afsnittet favoritter. Dette kan gøres ved at trække mappen ind i afsnittet "Favorite Folders".

5 Filter e-mails, som du modtager dem eller periodisk i løbet af dagen. Hvis en e-mail kræver tilbagemeldinger, højreklik på den og vælg et flag fra "Opfølgning" valgmulighed. En kopi af alle mærkede meddelelser automatisk sat i en permanent mappe, kaldet "For Opfølgning" mappe, så du kan se nemt hvilke e-mails stadig markeret til opfølgning.

6 Udnyt regler for automatisk at flytte meddelelser til bestemte mapper eller advare dig om, at en meddelelse er blevet modtaget. Højreklik på en meddelelse, og vælg "Opret regel" i menuen til at oprette denne mulighed.

TIPS

  • Hold altid din "indbakke" som tom som muligt. Når e-mails er læst og fulgt op med, sætte dem i deres mapper.
  • Tilføj en ny mappe, hvis du begynder at modtage for mange e-mails under et bestemt emne. Konstant evaluere de mapper, du er nødt til at sikre, at du har de mapper, du har brug for til effektivt at filtrere og organisere dine e-mails.
  • Lær så meget som du kan om de forskellige værktøjer, som Outlook har at tilbyde ved at læse manualen, søger online eller bruge hjælpefunktionen.

relaterede artikler