Fordele ved Archival metoder i e-mail

June 7

Fordele ved Archival metoder i e-mail


E-mail arkivering software programmer og servere arkiv og komprimere ældre emails til formålet. Der er fire vigtigste fordele ved at bruge et af disse programmer. E-mail arkivering faciliteter tilbyder ekstra lagerplads, har organisatoriske funktioner, er sikre og beskytte mod teknologiske skader. Tabet af data indeholdt i arkiverede e-mails kan forebygges ved at vælge at gennemføre en e-mail arkivering metode.

Lagerkapacitet

E-mail arkivering servere og programmer har en langt større opbevaring mængde end mange gratis e-mail-programmer. Behøver mere email lagring er formentlig den primære årsag til at kræve en arkivering program eller separat server. Arbejdsbyrden kapacitet og plads til omfattende gamle e-mails kan have en negativ indflydelse på, hvor hurtigt browsere og computere fungerer. Det er også mere omkostningseffektivt at fjerne ældre emails til en anden server eller komprimere dem i en e-mail arkivering program. Mindre pladsbehov for nuværende e-mails kræver mindre penge til at vedligeholde.

Organisation

E-mail arkivering programmer har ofte omfattende indbyggede organisatoriske funktioner og søge funktion kapaciteter. Disse funktioner omfatter mapper, søgeord søgninger, træstruktur, hierarkisk organisation og evnen til at indgive emails med et utal af måder. Flere avanceret arkiv programmer kan automatisk sortere e-mails, så snart de er tilføjet, eller e-mails kan sorteres manuelt af arkivar. En organiseret arkiv reducerer den tid og frustration brugt søge gennem tusindvis af gamle e-mails.

Sikkerhed

Ældre emails kan indeholde relevante og vigtige oplysninger, skal opbevares på en sikker måde. E-mail arkivering programmer og servere kan have indbygget beskyttelse mod spammere og hackere. E-mails er standard kommunikation for virksomheder og kræver beskyttelse, så opfylder en virksomheds email fastholdelsesprogram gøres lettere ved hjælp af sikre arkivering programmer.

Skader Protection

Teknologisk skade kan være ødelæggende for enkeltpersoner og virksomheder. Mens sikkerhed er standard i mange e-mail-arkivering programmer og servere, er behov for yderligere beskyttelse mod andre former for skader. Computer går ned, vand, ild og andre katastrofer kan udslette års gemte e-mails. E-mail arkivering servere gemme e-mails uden for de hyppigt anvendte servere. De arkiverede e-mails kan holdes i en off-site placering, adskilt fra de nuværende e-mails. Så hvis sker en overtrædelse af beskyttelse de arkiverede e-mails vil ikke blive berørt.


relaterede artikler