Sådan Flet Word & Excel Brug et standardbrev

November 30

Sådan Flet Word & Excel Brug et standardbrev


En form brev er et maskinskrevet brev i Microsoft Word, der er fodret oplysninger fra en sammenkædet database. Denne type af brev gør det muligt at sammensætte, udskrive og sende det samme brev til en gruppe af forskellige modtagere. Du kan bruge Microsoft Excel sammen med Word til at oprette din standardbrev. Dataene er beliggende i Excel, mens du oprette og håndværk ordene, der udgør din brev i Word.

Instruktioner

1 Indtast dine data i Microsoft Excel. Placer hvert stykke data i sit eget specielt navngivet kolonne. For eksempel, for et brev du højst sandsynligt spare en liste over navne og postadresser, så navngive kolonnerne "Fornavn", "Efternavn", "Gade 1," Gade 2, "" City "," stat, "og" Zip Code. "Tilføj kolonner som du ønsker det. Indtast de tilsvarende data for hver person på din liste.

2 Gem og luk Microsoft Excel-fil, når du er færdig med at tilføje data. Gå til Microsoft Word.

3 Klik på "Forsendelser" eller "Tools" på hovedmenuen i Word (afhængigt af din version). Vælg "Start brevfletning."

4 Vælg "Breve" fra listen af ​​muligheder.

5 Sammensæt dit brev (også kaldet "hoveddokument") i det tomme dokument, som du har åben. For at formatere dit brev i en formel stil, placere din adresse efterfulgt af datoen på toppen, så modtagerens navn og adresse (efterlade en pladsholder her for nu), hilsenen ( "Kære Herrer & Madams") ved siden, skal du skrive besked under det, og så endelig skrive din afsluttende ( "Med venlig hilsen"). Navngiv og gem dit brev i Word. Hold det åbne.

6 Klik på "Vælg modtagere", "åbne data" eller en tilsvarende indstilling fra din "Brevfletning" værktøjslinjen. Vælg "Brug eksisterende liste" fra valgmulighederne.

7 Vælg ".xls" fra "Filtype" drop-down listen i "Vælg datakilde" dialogboksen. Find den Excel-fil, du gemte i trin 2, og klik på "Åbn". Vælg regnearket, hvor du indtastede data fra dialogboksen og derefter klikke på "OK".

8 Gå tilbage til hoveddokumentet (brevet). Klik på "Indsæt fletfelt" fra "Brevfletning" værktøjslinjen. Du ser en liste over alle de kolonner, du har oprettet i Microsoft Excel datafil (disse er nu kaldes "felter" i Word).

9 Vælg "Fornavn" feltet først. En reference sætning (<< First_Name >>) vises i dokumentet. Placer sætningen hvor det skal være i dit brev (som en del af modtagerens adresse og eventuelt hilsenen såvel). Nu vil alle forekomster af de første navne på din liste data vises i dette område af dit brev. Gentag denne handling for alle dine feltnavne.

10 Klik på "Afslut & Merge" fra "Brevfletning" værktøjslinjen og vælg "Rediger enkelte dokumenter." Vælg de poster fra din datablad, som du vil flette og klik på "OK". Alle dine breve, med de oplysninger, data integreret, vises på skærmen.

11 Rediger dine modtagerliste enten ved at klikke på "Rediger Modtager List" på "Brevfletning" værktøjslinjen eller ved at redigere data dokument i Microsoft Excel.

TIPS

  • Bryd dine dataelementer i Excel ned så meget som muligt. For eksempel, i stedet for "Navn" bryde det ned i "Fornavn" og "Efternavn". Dette giver dig mere fleksibilitet, når du sortere eller referere disse dataelementer.
  • Hold begge filer (Word brev og Excel data) i den samme mappe. Hvis du flytter Excel-fil, vil programmet have problemer med at finde data.

relaterede artikler