Hvordan kan jeg spare Formatering Når E-Mailing et Word-dokument?

December 28

Hvordan kan jeg spare Formatering Når E-Mailing et Word-dokument?


Efter arbejdede timer på dit Microsoft Word-dokument, er det klar til at blive læst, men du ønsker at være sikker på det er i form, du har oprettet det. Hvis du kopierer og indsætter dit dokument til e-mail, vil disse omhyggeligt udført diagrammer og tabeller være en rod. For at bevare formatering i et Word-dokument, sende det som en vedhæftet fil. Hvis du ikke er sikker på din modtager har Word, sende dokumentet som en portable document format (PDF-fil). Du kan også begrænse ændringer i dokumentet, så de ikke kan redigeres.

Instruktioner

Gem som PDF eller XPS-fil

1 Åbn Word 2007 og dokumentet. Klik på "Microsoft Office-knappen" og derefter pege på "Gem som" i menuen. Klik på "PDF eller XPS" fra Gem som drop-down menuen.

2 Skriv et filnavn til dokumentet i "File Name" feltet. Sørg PDF vises i Filtype feltet nedenfor filnavnet. Som standard er afkrydsningsfeltet for "Open Efter Publishing" kontrolleres, så du kan sikre din formatering ser korrekt.

3 Klik på "Publish". Når dokumentet konverterer til PDF, vises filen i et dokument læser på din skærm. Vedhæft PDF-fil til en e-mail.

Begrænsning filændringer

4 Åbn Word 2007 og den fil, du vil sende via e-mail. Klik på fanebladet "anmeldelse", og klik derefter på "Beskyt dokument" i Beskyt Dokument gruppen i slutningen af ​​båndet.

5 Klik på "Begræns formatering og redigering" og en opgave bar vises i højre side af skærmen. Du kan begrænse redigering til stilarter eller tillade kun visse typer redigering til at finde sted i dokumentet, herunder "Ingen ændringer". "Ingen ændringer" begrænser email modtageren kun at kunne læse dokumentet.

6 Foretag dine valg på opgaveruden og klik på knappen "Start Enforcement". Du kan tilføje et ekstra sikkerhedslag til dokumentet ved at tilføje et password. Vedhæft din begrænsede dokument til en e-mail, og lad din modtageren kender filen er begrænset. Når de åbner den, vil de være i stand til at læse dokumentet, men ikke foretage ændringer.

TIPS

  • Du kan også bruge Word til at oprette e-mail-beskeder og sende dem direkte fra Word. Klik på "Microsoft Office-knappen", og klik på "Send". Du skal have Outlook eller Outlook Express installeret på dit system. Mens du kan sende dokumentet som en e-mail, kan din modtager ikke har de samme e-mail-funktioner, eller kun har tekst mail og være ude af stand til at læse din formatering. For at bevare formatering, sende filen som et Word-vedhæftet fil eller PDF.
  • Hvis du sender filen som en PDF-dokument, skal du sørge for dine læsere kan læse dokumentet ved at inkludere retninger, hvor de kan hente en PDF-læser som Adobe Acrobat.

relaterede artikler