Sådan Administrer Rapport Creation og Automation

March 29

Sådan Administrer Rapport Creation og Automation


Rapport automatisering kan spare brugerne tid og penge. Generering rapporter automatisk for brugere kan bruge op system ressourcer, og skabe nye rapporter efter anmodning tager tid og energi, der ofte bedre brugt andre steder. Automatisk generering rapport er ikke altid den bedste fremgangsmåde. Et par enkle kontroller kan forhindre rapport automatisering af stigende ineffektivitet.

Instruktioner

Må ikke genopfinde hjulet

1 Sådan Administrer Rapport Creation og Automation

Det første skridt er at gennemgå for redundans.

Gennemgå nye rapport anmodninger med brugerne at finde ud af, om denne nye rapport erstatter en eksisterende rapport. Hvis det er tilfældet, enten fjerne den gamle rapport eller ændre den til de nye parametre.

2 Kontroller, at rapporten brugerne anmoder mod en liste over eksisterende rapporter. Sørg for, at det ikke allerede findes, før du opretter den. Automatisering redundans er ikke effektiv. Ifølge Timothy Ferriss af "De fire Hour Work Week", fjerne før du automatisere.

3 Opret rapporter, der kan tilpasses af brugerne for deres ønskede datointerval. Dette forhindrer nye rapporter at skulle være oprettet for hver tidsperiode, hvilket tillader genbrug af samme over tid.

Begrund og forenkle

4 Har nye bruger rapportanmodninger gennemgået af deres forvaltning. Dataene kan allerede være formateret eller analyseres af en anden i deres team. En ledelsesmæssig gennemgang kan dirigere den person i hus ressourcer i stedet for at skabe en ny rapport ved hjælp af it ressourcer.

5 Anmod en cost-benefit-analyse af hver enkelt anmodning rapport. Nogen kan anmode om en rapport, der sparer dem en time eller to om ugen, men kræver snesevis af timers udvikling tid til at skabe.

6 Fang alle rapport oprettelse i dokumentationen til softwaren ansøgning krav. Så omfatte koden for tilpassede rapporter i applikationssoftware kode bibliotek. Dette vil give rapporter, der oprettes automatisk i fremtidige software udgivelser i stedet for at skulle manuelt genskabt med hver software udgivelse.

Genbrug, Reducer, og Genbrug Reports

7 Sådan Administrer Rapport Creation og Automation

Husk, at rapporter kan pensioneret samt deres brugere.

Anmeldelse rapporter for potentielle pensionering. Kontakt ophavsmændene til meget gamle rapporter for at finde ud af, om der stadig bliver brugt hver rapport.

8 Forskning efterspørgslen efter alle eksisterende rapporter periodisk. Hvis det ikke har været kørt i lang tid, skal du kontakte de sidste brugere af rapporten og spørge, om det kan slettes.

9 Medtag en gennemgang af kundetilpassede brugernes rapporter, når nogen forlader virksomheden. Har deres leder eller teamleder gennemgå den afdøde brugerens tilpassede rapporter. Hvis en rapport stadig er behov for af holdet, gøre den tilgængelig for alle brugere. Hvis rapporten ikke bruges af andre, slette den. Dette vil forhindre kritiske tilpassede rapporter fra at blive slettet sammen med den brugerkonto, og derefter genskabt ved applikationsudvikling.

TIPS

  • Brug standardanmodningsformularer rapport formularer i forbindelse med helpdesk billettering software til at indfange alle nye rapport anmodninger. Dette skaber en standardiseret anmodning metode, automatisk skaber en fortegnelse over alle sådanne anmodninger, og forhindrer rapport oprettelse og ændring anmodninger går tabt gennem mindre direkte kommunikationskanaler.
  • Slet ikke rapporter blot fordi deres datakilde er væk. Spor af data import og eksport-interface ændringer. Rapporter, der anvendes til at spore import data og eksport bør ændres som software grænseflader ændres. Når datakilder er pensioneret, så bør rapporter, der blev brugt til at spore dem.

relaterede artikler