Sådan Administrer brugere i QuickBooks Som administrator

July 1

Sådan Administrer brugere i QuickBooks Som administrator


QuickBooks er prissat efter antallet af brugere, der vil have samtidig adgang til programmet. En lille virksomhed ejer betaler derfor ekstra gebyrer for at aktivere hendes medarbejdere, dvs. brugere, at være i stand til at indgå transaktioner i selskabets finansielle software. Virksomhedsejeren fungerer som "Administrator" over alle disse brugere, at opretholde en vis grad af kontrol, for at forhindre brugere i at få adgang til oplysninger, der er unødvendige eller uhensigtsmæssigt for dem at se.

Instruktioner

1 Åbn "Set Up brugere" i QuickBooks. Klik på "Selskabet" knappen i øverste menubjælke, og rul ned til "Set Up brugere og adgangskoder" valgmulighed. Når menuen side åbner, skal du vælge "Set Up brugere" valgmulighed. Brugeren List vindue har en liste over alle brugerkonti tidligere oprettede. Hvis der ikke er brugere, "admin" vil være den eneste på listen.

2 Indtast brugernavnet for den person, du ønsker at oprette sig som bruger. Hvis du er begrænset i antallet af licenser, kan du oprette et brugernavn til et bestemt område i din virksomhed i stedet for til en person. For eksempel oprette en bruger med navnet "Register" for alle sælgere associerede virksomheder og en anden ved navn "Warehouse" for alle back-værelse arbejdere.

3 Indtaste en adgangskode unik for hver bruger. Hold styr på hver brugernavn og adgangskoden på et sikkert område. Lad ikke brugere overdrage deres egne passwords; disse er med det formål at holde medarbejdere i forskellige områder i at få adgang anden medarbejders brugeridentifikation. Klik på knappen "Næste" for at redigere en brugers adgang til de forskellige områder af QuickBooks.

4 Opret en liste over de forskellige områder af din virksomhed og de forskellige medarbejdere, der kræver adgang til QuickBooks fil. Arbejdet medarbejderen udfører bør styre områderne QuickBooks han er tilladt i.

5 Vælg "Valgte områder af QuickBooks" indstilling og derefter på "Næste". Det første område er "Salg og Debitor." For hvert område er der tre muligheder, "Ingen adgang", "fuld adgang" og "Selektiv Access." Kasserer og dem ind kundetransaktioner behøver kun "Selektiv Access", medmindre brugeren er en manager.

Under "Selektiv Access" er mulighederne for at gøre det muligt for brugeren at "Opret Transaktioner Only," til "Opret og Print Transaktioner," og "Opret Transaktioner og oprette rapporter." En kasserer kan være nødvendigt at oprette og udskrive transaktioner, men ikke oprette rapporter. Denne funktion kan reserveres til Management.

6 Klik på knappen "Næste". Det andet område er "Køb og Kreditor." Dette område er typisk forbeholdt bogholderi og kontorarbejde. Det er for at komme ind og betale regninger, indtastning kreditkort gebyrer og indkøbsordrer. Vælg "Ingen adgang" niveau for alle, men kontorpersonale og klik derefter på "Næste".

7 Kig på din liste over medarbejdere og afgøre, om nogen af ​​dem har brug for at være i stand til at skrive eller udskrive checks, foretage indskud eller indtaste kreditkort gebyrer. Dette område er det "Kontrol og kreditkort" område. Det anbefales ikke, at alle ansatte, herunder bogholderi personale, der gives adgang til at komme ind checkkonto transaktioner. Generelt bør det være forbeholdt dig, som administrator. Klik på "Næste".

8 Vælg "Selektiv adgang" mulighed for lager eller som modtager brugere. Denne næste område er "Inventory"; alle varehusbrugere med undtagelse af forvaltning bør have selektiv adgang til Inventory oplysninger, med evnen blot at skabe og udskrive transaktioner. Klik på "Næste".

9 Vælg "Ingen adgang" valgmulighed for de sidste fem områder, som omfatter "Time Tracking", "Løn og medarbejdere," "Følsomme Accounting Aktiviteter," "Sensitive Financial Reporting", og de "Ændring og sletning Transaktioner" indstillinger. Det er områder, som kun administratoren skal kunne komme ind og se oplysninger inden. Så længe du holder adgangskoder til hver bruger sikkert, bør der ikke være nogen bruger, der er i stand til at få adgang til områder, der ikke vedrører hendes job.


relaterede artikler